Når det virkelig brenner - hvordan kan vi få oversikt?
Da covid-19 kom til landet i 2020 ble alle kritiske samfunnsfunksjoner utfordret. Mens landet og kommunen var i krise, måtte Helseetaten gjøre seg klar for omfattende testing og smittesporing av den nye, ukjente sykdommen. Vi jobbet tett og operativt med Helseetaten i Oslo kommune for å kartlegge dagens pasientreiser ved booking av testtimer. Gjennom innsiktsarbeid og med designkompetanse bidro vi til å skape oversikt og identifisere kritiske utfordringer.
Hvilket problem løste vi
Omtrent over natten fikk Helseetaten i Oslo kommune og alle bydelene en ny oppgave. Covid-viruset spredte seg, og et hovedmål var å begrense smitten. Dette skulle gjøres ved at innbyggere med symptomer testet seg, gikk i karantene inntil svar ble gitt, og at man ved positiv prøve forsøkte å spore opp nærkontakter. Kommunen hadde et stort behov for å utvikle effektive rutiner og ha en klar og tydelig kommunikasjon til innbyggerne. Nye løsninger for blant annet booking av testtimer, smittesporing og varsling ble utviklet og implementert fortløpende. Hvert minutt talte!
Dette oppnådde vi
Dette “arbeidet måtte bare gjøres”. Som designere er vi vant til å bruke visuelle virkemidler for å raskt skape oversikt og et felles situasjonsbilde. Å samle innsikt og identfisere og konkret beskrive de viktigste utfordringene var også en nøkkelkompetanse som virkelig kom til sin rett. Gjennom tett samspill med Helseetatens utviklere bidro vi til en rask respons og kontinuerlige forbedringer i denne kritiske perioden.
Sånn gjorde vi det
Første fase i arbeidet var akutt og vi bidro med innsikts- og desingkompetanse for å kartlegge dagens pasientreise ved booking av testtimer. I prosjektet var det bare å gå i gang med arbeidet og skape oversikt over dagens systemer, samt identifisere behov for endringer. Involverte tjenester og systemer ble raskt skissert opp og deretter systematisert som et svært verdifullt arbeidsgrunnlag.
Våre tjenestedesignere hadde direkte samarbeid med utviklingsteamet til kommunen. Om man identifiserte små feil eller uklarheter og klarte å rette opp i disse kunne man spare innbyggere for mye frustrasjon og kommunen for mye ekstra ressursbruk. Vi arbeidet derfor tett med utviklingsteamet over Miro, og fikk raskt gjort endringer i den aktive tjenesten.
I arbeidet var innbyggernes opplevelser sentrale. Men de ansatte som skal benytte tjenesten “backstage” hadde svært mye kunnskap om flaskehalser og utfordringer. Vi involverte derfor ansatte i smitteteamene å beskrive potensielle positive fremtidsscenarioer for tjenestene.
Interessert i å høre mer om dette prosjektet?
Erlend Nyhammer, erlend@comte.no
Erlend startet Comte Bureau i 2008. Han har mastergrad i sosiologi fra Universitetet i Oslo. Han jobber med kreativitet, innovasjon og strategi innenfor en stor bredde av virksomheter. Han er en dyktig fasilitator og formidler, og en skarp rådgiver med god forretningssans.
